晉升的一項重要能力將繁重的工作做到井然有序

努力並不等於高效，我們身邊有些人終日忙忙忙碌碌，但似乎也沒什麼成效;有的人井井有條，即使工作繁重也氣定神閒，並且還能取得不錯的成績。我們怎樣才能成爲一個真正有效率，而不是僅僅很“努力”的人呢?

01、史蒂芬?科維的“四象限法則”

時間管理領域最常用的莫過於史蒂芬?科維的“四象限法則”，他用“重要”和“緊急”兩個維度把事情分爲四類：重要且緊急、重要不緊急、不重要但緊急、不重要也不緊急。

如果一個人整天都在做不重要也不緊急的事，那他的人生終將碌碌無爲。如果總是在做不重要而很緊急的事，雖然看起來很忙，但是沒有什麼成效，對於這類事，要想辦法委託給別人做或者儘量少做。

如果重要而又緊急的事做得太多，壓力就會倍增，難逃“忙中出錯”。重要但不緊急的事，比如學習、戰略規劃、培養下屬成長，如果長期不顧不管，它們慢慢就會變成重要而緊急的事。

02、心無雜念，安於當下

爲什麼很多人雖然懂了時間管理的道理，卻依舊無法管理好自己的時間呢?

因爲儘管知道重要不緊急的事需要做，但總是無法集中注意力。比如我給自己留出完整的兩個小時做某項計劃，但總是定不下心來，不是想着下午有個重要的談判，就是想着晚上還要講課，這些都是緊急的工作。結果心裏煩躁，也沒辦法安心準備那個計劃。

很不幸，這就是現在很多人生活和工作的狀態——心不在焉。孟子曰：“學問之道無他，求其放心而已矣。”所謂放心，即找回失去的本心，放在專注的事情上，這就是學問之道。做事同樣需要如此，儘管下午有一個嚴肅的談判，晚上還有一堂重要的課，但也不影響我把當下的工作做好。

03、巧用工作籃，清空你的大腦

有的人可能會說，哪有那麼容易，我的事情總是千頭萬緒，根本靜不下心來。其實困擾我們的不是這件事情本身，而是未完成的事情給你形成的無形壓力。你總要在心裏分出一部分精力惦記着那件事，這會導致你眼下所做的事效果失真。

你可以把自己的大腦處理成一個CPU和內存的關係。CPU不負責存儲，把存儲全部交給內存。需要運算什麼，再從內存中調出來，用CPU來處理，處理完之後再把它丟回到內存中去。

這時，你就需要設置一個工作籃，裏裝着待處理的事件，當你記下了這件事情，同時記下了它的準備時間，就可以把它從記憶區刪除了，你的精力只需要安放在眼下該處理的事上即可。

現在有了智能手機，通常都自帶日程表，你可以把自己要做的事記錄在日程表中。比如週三下午2點到4點要進行一個談判，那麼在週二上午10點到12點，我騰出時間來爲這個談判做準備。

用這種方式來規劃工作和生活，你會發現自己的心平靜了很多，思緒也不會漂浮不定。這就是工作籃的原理。

04、營造利於行動的環境

在進入工作狀態之前需要做一些準備工作，比如給自己安排一張舒服的桌子，周圍放一些自己喜歡的書，或者一臺筆記本電腦。爲自己營造一個愉悅舒適的氛圍。

除了給自己準備一個精心佈置的工作區域以外，還要給自己準備一個移動的工作區，這是隨着時代發展，我們生活方式改變後需要開發出的另一個時間管理方法。

由於工作和生活的原因，很多時候我們都需要乘坐飛機、火車去另一個城市，頻率變得越來越高，你可以讓自己在移動的區域裏騰出時間來處理公務或者看書。

飛機上很安靜，沒有人跟你說話，手機也不能用，這個時候排遣無聊最好的方法就是看書。每次我出差都會帶兩本書，飛過去看一本，飛回來看一本。因爲沒有人打擾，所以效率往往很高。

當你給自己準備好工作區以後，就要提醒自己提升工作效率。

05、清空工作籃

處理階段的任務就是清空工作籃，在這個階段，你需要對所有收集的信息進行處理。徹底地清空你的工作籃，這並不意味着完成你收集到的所有工作，因爲你所收集的工作未必一定都得由你來完成，但是你必須處理它們。

處理階段有三個基本原則：

第一，首先處理工作籃中最上面的事情，就是比較着急的事情。比如老婆讓你買傢俱，如果再不買的話她就要生氣了，你就得趕緊把這件事情處理了，其實打個電話或者去淘寶買就好了。

第二，一次只做一件事。這是一個特別重要的建議，我們經常一件事做到一半，就擱在一旁去做下一件事，沒等做完，又擱在一旁。這樣會導致很多事你都只做到一半就忘了，下次啓動又得從頭開始做。這種方式費時又費力，所以一次就做一件事。

第三，不要把事務再次放回工作籃。在處理事務的過程中，你可能會面臨一個問題：某件事情處理到這一步沒結束，但是不知道下一步該如何行動。這時候有兩種情況，如果你能夠找到具體的下一步行動，那麼你就需要權衡是立即執行把它完成，還是指派他人完成，或者是延遲處理。在不得已的時候，我們才延遲處理。能夠立即完成的就立即完成，如果能夠指派他人完成的就指派他人來做。如果是延遲處理，那你就需要在工作籃中記錄下來。

工作籃中有一些內容是不需要採取行動的，此時你需要對它們進行分辨。如果這件事現在根本決策不了，三年後再說，那麼就把它扔在一邊，或者這件事只能作爲參考資料收集起來。這樣工作籃中需要處理的事務就會逐漸減少，可以想象一下，你有一個工作籃，裏邊放了很多件事，做完一件事拿走一件，做完一件事歸檔一件……你的工作就會變得越來越少，你的生活也會變得越來越高效。

06、立刻行動

當一件事情即將付諸行動，其實你已經完成了對大量可選方案的篩選，有了基本的方向。但你不要急於行動，可以留出一些時間做一個頭腦風暴，它會有助於你做出最終的科學決策。這個暫緩的行動非常必要。怎麼做頭腦風暴呢?當你啓動大腦去思考某個問題時，你可以把所有的想法都羅列出來，再對羅列的想法進行分析篩選。

頭腦風暴有幾個關鍵的技巧：不要判斷，不要質疑，不要評估，不要批判。一個想法冒出來，就把它寫下來，你有一招，其他人還有別的招，大家湊在一起，每個人都可以暢所欲言地談自己的想法。如果能夠各抒己見、集思廣益，我們就可以獲得大量的思路和想法。在這個過程中，千萬不要過早地進入討論和批評，這會使得頭腦風暴的效果減弱。有時候開會的效率很低，就是因爲有人剛剛提出一個想法，另一個人就說“你那個不行”或者“需要很多錢”“條件還不成熟”，等等，一旦出現了爭論，其他人就沒有動力再提供更多的想法了。

所以，效率最高的方法就是羅列，有想法就羅列出來，羅列的數量越多，就越能減少思維的盲區。最後，再組織分析這些想法，從中找出一個你認爲最合適的來實施。

我特別喜歡Facebook的一個座右銘：完成，好過完美。當你能努力地去“完成”的時候，你就已經戰勝了拖延症，這好過你孜孜以求地爲了完美而去拖延。事實上，當你追求完美的時候，最終的結果往往更加不完美，只是你給自己找到了足夠的心理安慰。